Beleghafte Buchungen: Sinnvoll oder nutzlos auf Privat- und Geschäftskonto?

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Beleghafte Buchungen, Kontoauszüge per Post oder am Automaten, Kreditkarte, Dispokredit und viele andere Serviceleistungen – die Banken lassen sich, selbst bei kostenloser Kontoführung wie oft beim Onlinekonto üblich, jede Menge einfallen, um Gebühren vom Kunden zu verlangen.

Eine Buchung mit Beleg gilt zwar als sehr sicher, ist jedoch in der Regel mit Kosten verbunden. Doch wann gilt eine Transaktion eigentlich als beleghaft?

Wir erklären dir in diesem Beitrag genau, was beleghafter Zahlungsverkehr bedeutet. So kannst du entscheiden, wann ein Überweisungsvordruck wirklich angebracht ist oder ob sich die komplett beleglose Kontoführung sich für dich lohnt.

Beleghafte Buchungen: Das Wichtigste in Kürze

  • Als beleghaft gilt ein Buchungsvorgang, sobald der Kunde darüber einen Ausdruck in Papierform erhält.
  • Eine Überweisung ist beleghaft, wenn der Bankkunde einen Überweisungsträger in der Bankfiliale abgibt.
  • Wer mit Vordruck in der Bank überweist, zahlt fast immer Gebühren – diese belaufen sich auf 0,50 bis 3,50 Euro pro Vorgang.
  • Bei den meisten Banken gratis ist die Überweisung am Automat – auch hier kann sich der Kunde einen Beleg ausdrucken lassen. Dafür entstehen für Privatkunden meist keine Kosten.
  • Der beleghafte Zahlungsvorgang ist nicht nur kostenintensiver, sondern Buchungszeiten dauern auch länger. Wer online überweist, kann sicher sein, dass der Empfänger das Geld am nächsten Bankarbeitstag erhält. Mit Beleg dauert es bis zu zwei Tagen.
  • Ein Vorteil von beleghaften Vorgängen ist, dass sich Geld leichter zurückbuchen lässt als bei einer Überweisung, die digital durchgeführt wurde.
  • Muss eine beleghafte Überweisung zurückgeholt werden oder stimmt die Rechnung der Kreditkarte nicht, ist das jeweilige Geldinstitut der Ansprechpartner.
  • Auch Scheckeinreichungen, Bargeldeinzahlungen am Bankschalter, Daueraufträge und Lastschriften fallen unter belegbare Zahlungsvorgänge.
  • Immer mehr Anbieter verzichten auf beleghaften Zahlungsverkehr. Die beleglose Kontoführung liegt im Trend. Direktbanken arbeiten ausschließlich damit und immer mehr Filialbanken bieten sogenannte papierlose Konten für Privat- und Geschäftskunden an.
  • Schreibfehler sind bei einer Transaktion in Papierform schnell passiert: Stimmen IBAN und Empfängerdaten nicht, führt die Bank die Überweisung nicht aus.

Inhaltsverzeichnis: Beleghafte Buchungen

Beleghafte Buchungen: Die Grundlagen

Was sind beleghafte Buchungen?

Die Definition für eine beleghafte Buchung ist recht simpel: Es handelt sich dabei um sämtliche Posten in Papierform, die an die Banken übergeben werden.

Wenn beispielsweise ein Überweisungsformular ausgefüllt wird, muss sich entweder der Bankmitarbeiter am Schalter oder das Einlesesystem eines Automaten damit befassen. Bankkunden erhalten am Ende der Transaktion einen Beleg.

Typische Beispiele für belegbare Transaktionen, die im alltäglichen Banking von Bedeutung sind, wären:

  • beleghafter Zahlungsverkehr mit Überweisungsträgern
  • Einreichen von Schecks
  • Bargeldeinzahlungen am Bankschalter
  • Kontoauszüge per Post oder am Automat

Was kosten beleghafte Buchungen?

Wird beleghaft überwiesen, entstehen in der Regel Kosten, die auf die Kontoführungsgebühren aufgeschlagen werden. Hier wendet jede Bank ihre eigene Gebührenordnung an. Rechne mit 0,50 bis 3,50 Euro pro Vorgang.

Wie funktioniert eine beleghafte Buchung?

Noch bis vor wenigen Jahren führte kein Weg an der Bankfiliale vorbei, wenn eine Überweisung zu erledigen war. Erst ab dem Jahr 2000 haben sich nach und nach Kontoinhaber dazu entscheiden, ihr Girokonto bei einer Direktbank als reines Onlinekonto zu führen.

Bei einer beleghaften Buchung wird ein vorgedruckter Überweisungsträger mit den Zahlungsdaten ausgefüllt und in der Bankfiliale abgegeben oder in den Briefkasten eingeworfen.

Der Mitarbeiter in der Bank oder Sparkasse liest diesen Vordruck mit einem Gerät ein oder tippt die Daten in das System ein. Diesen Mehraufwand lassen sich die Banken bezahlen. Mit Zusatzgebühren ist grundsätzlich zu rechnen.

Diese Daten werden auf dem Überweisungsträger benötigt:

  • Name des Empfängers
  • IBAN des Empfängers
  • Betrag
  • Verwendungszweck, zum Beispiel die Rechnungsnummer

Gut zu wisssen: Wenn in der IBAN ein Schreibfehler passiert, wird der Auftrag nicht ausgeführt. Die Bank kontrolliert vorab, ob Daten übereinstimmen. So hast du die Sicherheit, dass dein Geld nicht beim falschen Empfänger landet.

Wie lange dauert eine beleghafte Buchung?

Der Gesetzgeber hat genau festgelegt – im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 675s – wie lange Zahlungsvorgänge dauern dürfen.

Diese Fristen gelten:

  • zwei Tage für Überweisungsvordrucke innerhalb des SEPA-Raumes
  • ein Tag für Online-Überweisungen oder am Automat innerhalb der EU, nach Norwegen, Island und Liechtenstein in Euro
  • vier Tage, wenn die Währung nicht auf Euro lautet innerhalb der EU
  • keine Zeitvorgabe für alle Überweisungen außerhalb der EU

Wichtig: Es handelt sich bei den Zeitangaben um Bankarbeitstage. Liegen Wochenenden oder Feiertage dazwischen, kann es sogar länger dauern.

Beleglose Buchung vs beleghafte Buchung – das ist der Unterschied

Beleghafte oder beleglose Buchungen – der Unterschied steckt bereits im Namen:

  • Beleghafte Buchung basiert auf einem Beleg, den du in Papierform in den Händen hältst. Das sind der ausgefüllte Überweisungsträger und der Durchschlag über die durchgeführte Transaktion, der für deine Unterlagen bestimmt ist.
  • Bei einer beleglosen Buchung bekommst du keinen Durchschlag. Du erledigst den Zahlungsverkehr von deinem Online-Girokonto, per Telefon Banking oder am Automaten, der sich in der Schalterhalle der Bankfiliale befindet. Du kannst dir auf Wunsch vom Automaten in der Sparkasse oder bei anderen Banken einen Beleg ausdrucken lassen, der jedoch keine Gebühren verursacht. Zu Hause am PC speicherst du die Überweisung ab oder druckst selbst aus. Auch das ist meist gebührenlos.

Gut zu wissen: Beleghaft ist ein Vorgang immer dann, wenn du einen ausgefüllten Überweisungsträger bei der Bank in der Filiale abgegeben oder eingeworfen hast. Häufig ist auch der Begriff beleghafte SEPA-Überweisung zu hören, die für den gesamten europäischen Zahlungsraum (SEPA) gilt.

Beleglose Buchungen auf einen Blick:

  • jede Transaktion ohne Papierbeleg
  • jede Überweisung, Lastschrift oder Dauerauftrag vom Online-Konto
  • in der Regel ohne Kosten, Ausnahmen gibt es beim Geschäftskonto

Beleghafte Buchungen auf einen Blick:

  • Überweisungen in der Filiale deiner Bank mit Überweisungsträger
  • Bareinzahlung in der Bank oder Sparkasse
  • Einreichen von Schecks
  • grundsätzlich oder nur bis zu einer bestimmten Anzahl gebührenpflichtig
  • Überweisungen am Automaten, hier entstehen häufig keine weiteren Zusatzkosten

Tipp: Wird für bestimmte Bankgeschäfte ein Nachweis benötigt, raten wir dazu, zu überprüfen, ob der Auftrag nicht gratis am Automat in der Bankfiliale ausgeführt werden kann. Ob das möglich ist, klärt eine schnelle Rückfrage bei der Hausbank oder ein Blick in den Kontoeröffnungsvertrag.

Vor- und Nachteile von beleghaften Buchungen

Direktbanken grundsätzlich mit ihrem Onlinekonto, aber auch immer mehr etablierte Banken, die in deiner Stadt eine Filiale betreiben, bieten neben den regulären Kontomodellen mittlerweile Modelle an, die komplett auf beleglose Kontoführung ausgerichtet sind.

Sind beleghafte Buchungen aus der Mode gekommen? In gewisser Weise schon, da sie vermehrten Verwaltungsaufwand mit sich bringen und teuer werden können.

Wird ein Überweisungsträger ausgefüllt und am Schalter bei der Sparkasse oder anderen Banken abgegeben, ist bei fast allen Transaktionen mit Gebühren zu rechnen. Bankkunden zahlen zwischen 1 und 3 Euro pro Vorgang.

Auch das Geld Einzahlen kann grundsätzlich oder nach einer gewissen Anzahl von Transaktionen Kosten verursachen.

Rund die Hälfte aller Bankkunden nutzt mittlerweile ausschließlich ein digitales Konto für den privaten Zahlungsverkehr. Auch bei einem Geschäftskonto setzt sich das Modell Onlinekonto immer mehr durch.

Trotzdem ist beleghafter Zahlungsverkehr immer noch ein Thema, weshalb wir einmal die Vor- und Nachteile unter die Lupe genommen haben.

Vorteile beleghafte Bankgeschäfte

  • wird als sicherer empfunden als Digital-Banking, da es nicht zu Hacker- und Phishing-Angriffen kommen kann
  • größeres Zeitfenster, um den Vorgang zu stoppen
  • das Gefühl, einen echten Beleg als Beweis in der Hand zu haben

Nachteile beleghafte Bankgeschäfte

  • bei einem Geschäftskonto grundsätzlich oder ab einer gewissen Anzahl an Vorgängen entstehen grundsätzlich Gebühren. Auch bei einem privaten Girokonto entstehen Kosten für jeden Vorgang bei vielen Banken
  • die Buchungszeiten sind länger
  • es kann leicht zu einem Schreibfehler auf dem Überweisungsträger kommen
  • persönliche Abgabe in der Bankfiliale kostet Zeit
  • Überweisungsträger und Durchschlag verursachen unnötig Papier und sind damit wenig nachhaltig

Das gibt es über beleghafte Buchungen noch zu wissen

Beleghafter Zahlungsverkehr – das umfasst alle Bewegungen auf einem Bankkonto, für die es eine Bestätigung auf Papier gibt.

Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um das einmalige Ausfüllen von einem Überweisungsvordruck handelt oder um beleghafte Zahlungsaufträge, die dauerhaft vom Konto abgehen. Die Summen bei der einzelnen Transaktion sind nicht wichtig.

Ein beleghafter Zahlungsverkehr kann als Gutschrift oder als Lastschrift stattfinden. Bei einer Gutschrift erhält der Kontoinhaber Geld auf seinem Girokonto, zum Beispiel in Form einer Gehaltszahlung oder einer Rückerstattung.

Bei einer Lastschrift wird Geld vom Konto des Bankkunden abgebucht, etwa für die Miete oder eine Ratenzahlung. Oder auch, wenn die monatliche Abrechnung für die Kreditkarte kommt.

Die Buchungszeiten betragen in der Regel zwei Bankarbeitstage. Findet eine nachweisbare Buchung außerhalb der Eurozone statt, kann es entsprechend länger dauern bis der Posten auf der Bankverbindung des Kontoinhabers eingeht.

Grundsätzlich wird eine beleghafte Überweisung immer dann vom Bankkonto abgehen, wenn die Deckung der entsprechenden Summe gewährleistet ist.

Das erläutern wir an diesen Beispielen:

  1. Der Kontoinhaber hat einen Dauerauftrag für seine Miete in Höhe von 500 Euro monatlich eingerichtet. Der Kontostand beträgt 300 Euro, ein Dispokredit ist nicht vorhanden – die beleghafte Überweisung wird nicht durchgeführt. Auch bei einem reinen Online-Konto, das ohne belegbare Geldüberweisung funktioniert, wird diese Summe nicht abgebucht.
  2. Das Konto weist keine ausreichende Deckung auf, aber ein Dispo ist vorhanden – die beleghafte Überweisung wird ausgeführt, der Dauerauftrag läuft problemlos weiter.
  3. Der Bankkunde hat keinen Dauerauftrag eingerichtet, füllt einen Überweisungsträger aus, den er am Schalter in Filialbanken abgibt: Ist ausreichend Deckung oder ein Dispokredit vorhanden, wird die Überweisung ausgeführt. Ansonsten können diese und andere Transaktionen nicht durchgeführt werden.
  4. Bankkunden nutzen den Automaten für ihre Bankgeschäfte, um Gebühren für das Einreichen von einem Überweisungsträger zu vermeiden. Der Automat kann einen Beleg über die Transaktionen ausdrucken – für diesen Nachweis entstehen meistens keine Zusatzgebühren – ein kleiner, aber wichtiger Unterschied.

Wichtig: Ob beleghafte Zahlungsaufträge oder beleglose Kontoführung – der Posten wird nur bei ausreichend Deckung oder bei einem vorhandenen Dispokredit abgebucht. Daher lautet unsere Empfehlung: Bevor Bankgeschäfte getätigt werden, sollte immer der Kontostand überprüft werden. Da fast jedes Bankkonto heute auch als Digitalkonto geführt werden kann, reicht ein Blick in das Kundenportal oder in die App aus. Das vermeidet teure Rücklastschriften oder sonstigen Ärger.

Beleghafte Buchungen im Privat- und Geschäftskundenbereich

Die beleghafte Überweisung oder die Lastschrift ist bei einem privaten Girokonto, aber auch bei einem Geschäftskonto möglich.

Gebühren entstehen bei beiden Kontomodellen, wenn ein Überweisungsträger ausgefüllt wird. Grund genug, diese Option nur selten zu nutzen und auf Online-Überweisungen zurückzugreifen. Die sind für Privatkunden gratis, bei einem Business Konto kommt es darauf an.

Manchen Banken arbeiten mit einem System, das dem Geschäftskunden eine gewisse Anzahl an Transaktionen monatlich kostenlos ermöglicht. Andere bitten den Kunden für jede Transaktion zur Kasse.

Hinweis: Gerade im Geschäftskundenbereich ist Vorsicht geboten, wenn es um ein kostenloses Girokonto und beleglose Kontoführung geht. Denn die gratis Kontoführung bedeutet nicht, dass jeder Überweisungsauftrag automatisch gratis ist.

Tipp: Mehr Zeitaufwand, mehr Gebühren – belegbare Vorgänge haben mehr Nachteile als Vorteile für Bankkunden. In Zeiten des Onlinekonto und immer besser werdender Sicherheitsstandards spricht nichts dagegen, die Vorgänge alleine am Automat oder am PC auszuführen.

Kann man eine beleghafte Buchung stoppen?

Im beleghaften Zahlungsverkehr kann sich schnell der Fehlerteufel einschleichen. Es gibt die Möglichkeit, eine Überweisung oder eine Lastschrift zurückzuholen.

Das geht bei Vorgängen mit Beleg aufgrund der längeren Dauer leichter als bei einem Onlinekonto, bei dem der Betrag während der Arbeitszeiten oft direkt auf die Reise geht.

So gehst du vor:

  1. Handelt es sich um eine Lastschrift, wendest du dich direkt an die Bank und bittest um eine Rückholung. Bei einem reinen Online-Konto loggst du dich in das Kundenportal ein, um den Vorgang rückgängig zu machen.
  2. Bei einer fehlerhaften Überweisung rufst du am besten direkt bei der Bank zwecks Klärung an und um die Überweisung zu sperren.
  3. Geht es um eine fehlerhafte Buchung auf der Kreditkarte, ist nicht der Anbieter wie Visa oder Mastercard dein Ansprechpartner, sondern die Bank, von der du die Kreditkarte erhalten hast.

Fazit: Beleghafte Buchungen

Vor allem die ältere Generation erledigt Bankgeschäfte immer noch am liebsten in Papierform.

Immer mehr Bankkunden entscheiden sich jedoch, auf Online-Banking umzusteigen. Nicht zuletzt, weil es ein Online-Girokonto oft ohne Kontoführungsgebühren bei einer Direktbank oder einem Fintech gibt. Da diese Anbieter auf die Filiale verzichten, ist es in der Regel gar nicht mehr möglich, beleghafte Zahlungsaufträge zu erteilen.

Trotzdem hinkt Deutschland international hinterher. In Norwegen nutzen 93 % der Kunden ein Online-Bankkonto, in der BRD sind es nur knapp 60 %. Vorgänge mit Beleg stehen immer noch hoch im Kurs, doch der Trend geht klar vom Digitalkonto mit seinen papierlosen Transaktionen.

Aufgrund der Gebühren, aber auch der potenziellen Fehlerquellen raten wir jedem Bankkunden dazu, genau zu prüfen, ob die Papierform wirklich notwendig ist- das gilt auch für Kontoauszüge.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet beleghaft bei einer Buchung?

Als beleghaft im Zahlungsverkehr gilt jede Transaktion, für die es am Ende einen Nachweis in Papierform gibt. Das können Leistungen wie Überweisungen, Scheckeinreichungen oder auch Einzahlungen auf das eigene oder ein fremdes Girokonto sein. Vor Einführung des Onlinebankings waren alle Buchungen beleghaft.

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Welche Bank bietet beleghafte Buchungen an?

Wer seine Kontoführung auf beleghafte Buchungen stützen möchte, hat diese Möglichkeit nur bei Filialbanken. Direktbanken, die ihr gesamtes Leistungsspektrum digital aufgestellt haben, bieten beleghaften Zahlungsverkehr überhaupt nicht mehr an. Das gilt für ein Privatkonto, aber ebenfalls für ein Geschäftskonto.

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Wann brauche ich eine Buchung mit Beleg?

Bis auf die Einreichung eines Schecks sind Buchungen mit Beleg heute nicht mehr zwingend notwendig. Auch mit papierlosen Konten lassen sich Überweisungen, Daueraufträge oder Lastschriften ganz einfach nachweisen. So kann beispielsweise der Kontoauszug ausgedruckt und damit der Nachweis geführt werden.

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Was kostet eine beleghafte Buchung?

Die Preise für beleghafte Buchungen legt jede Bank selbst fest. Sie finden sich in den AGB des jeweiligen Geldinstitutes. Üblich sind Preise zwischen 0,50 und 3,50 Euro pro Transaktion. Im Gegensatz dazu entstehen bei papierlosen Überweisungen bei privaten Konten keine Kosten. Bei den Geschäftskonten kommt es darauf an. Je nach Tarif kann eine bestimmte Anzahl an beleglosen Überweisungen inkludiert sein, belegbare Buchungen sind jedoch immer mit Zusatzkosten verbunden.

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Warum werden für die Buchung mit Nachweis überhaupt Gebühren verlangt?

Wenn ein Überweisungsträger ausgefüllt wird, bedeutet das für die Bankinstitute Mehrarbeit. Der Mitarbeiter muss den ausgefüllten Überweisungsvordruck entweder manuell in das System eingeben oder von einer Maschine einlesen lassen. Diese Mehrarbeit lassen sich die Banken bezahlen und stellen dem Kunden Gebühren pro eingereichter Vordruck in Rechnung. Bei einer beleglosen Überweisung erledigt der Kunde hingegen alles selbst am Automaten, im Onlinebanking oder in der App. Die Transaktion wird sofort vom System erfasst, die Bank hat keinen Aufwand und berechnet keine Gebühr.

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Wie kann ich Kosten für belegbare Aufträge vermeiden?

Am Schalter in der Bank oder für den Einwurf eines ausgefüllten Überweisungsformulars entstehen immer Kosten bei den Banken. Die lassen sich allerdings vermeiden, wenn Kunden den Überweisungsterminal in der SB-Halle nutzen. Auf Wunsch drucken die Automaten einen Beleg aus. Dieser Service bzw. Leistung ist für die Kunden kostenlos. Alternativ kann der Zahlungsverkehr als beleglos gewählt werden.

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Wie lange dauert eine beleghafte Überweisung?

Wird das Geld per beleghafte Überweisung gesendet, kann es durchaus sein, dass der Empfänger den Betrag erst nach zwei Bankarbeitstagen auf seinem Girokonto hat. Bei einer beleglosen Buchung ist hingegen nur ein Tag einzukalkulieren. Liegt das Wochenende dazwischen oder ein Feiertag, kann es sogar noch länger dauern.

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Kann ich nachträglich einen schriftlichen Beleg für meine Buchungen erhalten?

Es ist nicht möglich, eine bereits erfolgte beleglose Überweisung in eine nachweisbare Transaktion umzuwandeln. Das ist ohnehin nicht nötig. Denn ist der Betrag vom Konto abgegangen, taucht er automatisch in den Kontoauszügen auf. Du musst dir in deinem persönliches Online-Postfach lediglich deinen Kontoauszug als PDF herunterladen, ausdrucken und vorzeigen. Das ist rechtssicher. Alternativ können Kontoauszüge auch an Automaten ausgedruckt werden – das ist allerdings nicht bei jedem Girokonto gratis.

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Kann ich eine Geldüberweisung mit Beleg auch ins Nicht-EU-Ausland durchführen?

Die reguläre Inlandsüberweisung ist eine SEPA-Überweisung, die beleghaft bei Banken, die diese Leistung anbieten, in alle Länder des SEPA-Raumes durchgeführt werden kann. Die Überweisungszeiten können ins Ausland länger dauern. Selbstverständlich sind auch weltweit belegbare Überweisungen möglich. Dabei können jedoch hohe Gebühren anfallen, die sich nach dem angewiesenen Betrag richten. Unter Umständen kann es günstiger sein, für Auslandszahlungen entweder die Kreditkarte oder einen Dienstleister wie Western Union zu nutzen.

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Kann ich eine beleghafte Buchung widerrufen?

Hat sich einmal der Fehlerteufel eingeschlichen, kann eine Lastschrift ganz einfach selbst durch einen Login in das Onlinebanking gestoppt werden. Ist bei einer Überweisung ein Problem aufgetreten, sollte direkt der Kundenservice der Bank kontaktiert werden, um die Transaktion zu verhindern. Auch bei einer fehlerhaften Buchung auf der Karte ist die kartenausgebende Bank der Ansprechpartner und nicht der Anbieter Mastercard oder Visa.

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Bist du Team beleghafter Zahlungsverkehr oder reicht die Kontoführung beleglos aus? Welche Erfahrungen hast du mit den Überweisungen in Papierform gemacht? Wir freuen uns, wenn du im Kommentarbereich mit uns und den anderen Lesern diskutierst!

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